Mi vida sincronizada con Microsoft Outlook 3

Artículos anteriores: Mi vida sincronizada con Microsoft Outlook 1 - 2.

Sigo con las entradas sobre cómo organizo mi MO para ser más efectivo (él y yo). Ahora os voy a explicar la parte que creo que tengo mejor gestionada, o a la que a mi entender me da mejores resultados, porque me ofrece la posibilidad de crear un orden que para mi es lógico y cómodo.

Para no dar muchas vueltas, voy directo al grano del sistema que me he creado para obtener el resultado deseado, que no es otro en el caso de mis contactos profesionales, de que me aparezca siempre primero el nombre de la organización. O sea, según mi criterio, cuando estoy trabajando, lo más sencillo para mí, es recordar el nombre de una empresa, o buscar mediante el nombre de esta, para llegar a lo que necesito. Acabé utilizando este método, porque cuando entras en la lista de contactos para enviar un e-mail, ordena mediante el nombre, y ese para mí no es un buen criterio por muchos motivos, uno de los más importantes es que entiendo que las empresas no están ligadas a las personas, o pueden cambiar, o no necesariamente tengo que recordar el nombre de la persona que trabaja en cierta empresa, que sé que podrá realizarme tal tarea…

Así, siempre consigo filtrar mis búsquedas tecleando las letras iniciales de la empresa que estoy buscando. Además, algunos otros programas, y algunos dispositivos, entre ellos los móviles Nokia que yo utilizo, ordenan también por este mismo campo, así que mi criterio de búsqueda también me sirve para el teléfono ¡genial!

¿Cómo he conseguido esto? Pues sencillo, en el menú “Nombre completo…” de un contacto, introduzco los datos de la siguiente manera:

- En el campo Nombre: primero el nombre de la empresa, y añado entonces el nombre del contacto, con el tratamiento adecuado, si es señor, pues señor, y sino…

- En campo Apellidos: pues los apellidos…

Como os comentaba, con esto consigo los listados de algunos menús, y el listado de contactos en mi móvil, ordenados por el nombre de la empresa. En un poco rebuscado, y desconozco si habrá otro método más sencillo, pero en su día comencé con esté, y ahí sigo…

Para acabar con el tema de los contactos, y explicaros el otro truco (es realmente una chapu, pero queda mejor decir truco) que tengo, os muestro una captura de un ejemplo sobre cómo introduzco los datos. El truco consiste en NO escribir el fax en el campo preparado para ello, y hacerlo en, por ejemplo, Télex ¿porqué hago esto? Pues únicamente para evitar que me aparezcan los nombres de los contactos duplicados en la lista de enviar correo electrónico ¡vaya friki, eh! Igual existe alguna opción para que no haga esto automáticamente, pero en su día no la encontré, así que tiré por el camino más recto…

Básicamente esto era lo que os quería mostrar, sólo comentaros que en mi cuenta personal, y por lo tanto asociada a mi móvil personal, sí que me resulta cómoda la organización de contactos por Nombre+Apellidos, así que en esa nueva lista de contactos, utilizo los campos normalmente, para así poder buscar por nombre. Aunque algunos sean: Cheluí, Frezú, Bigfoot o Doraemon…

Mi vida sincronizada con Microsoft Outlook 2

Artículos anteriores: Mi vida sincronizada con Microsoft Outlook 1.

Bueno, me dejé de explicar la parte con “chicha” en el otro artículo, así que ahí voy.

El segundo punto al que hacía referencia es el “programa de gestión personal”, y básicamente MO es un programa pensado para gestionar la vida de las personas, sus contactos, su agenda, su horario, sus tareas, las tareas que otros nos mandan, las tareas que mandamos…

Antes de continuar, os explico como tengo montado el tinglado. Tengo por un lado el PC de la empresa (en este caso portátil), y luego tengo dos teléfonos móviles, el de la empresa, y el particular. Debo reconocer que al principio de tener teléfono de la empresa, pensaba en que sería cómodo que llegara el día en que sólo tuviera este, y eliminar el personal, pero cada día estoy más convencido de que no debe ser así, y debo mantener el mío personal, para los momentos que yo elija apagar el de la empresa. Por supuesto, hay personas que no pueden apagar este móvil, o tienen acuerdos, o lo que sea, ahí ya no podemos hacer nada, pero considero, que si se trata de una empresa donde la conciliación de la vida laboral y personal importe lo más mínimo, entenderán sobradamente que se debe poder desconectar esta “disponibilidad total” a elección del trabajador (tema peliagudo este).

También creo que es interesante que os enumere rápidamente, cuales son mis criterios a la hora de establecer mi organización, ordenados de mayor importancia a menor:

• rapidez en la búsqueda de información. Debido a mi nivel de desesperación (soy bastante nervioso e impaciente), un sistema que no me permita acceder muy rápidamente a lo que busco, no es un buen sistema.
• lógica básica en el sistema de organización. Me refiero a no complicar demasiado las cosas, si utilizo una lógica básica, aunque deje de utilizar un tiempo algún sistema, al retomarlo, será de forma natural el recordar su funcionamiento. Por ejemplo, si una determinada persona, la relaciono con un entorno o con una empresa, construiré un filtro de tal manera que cuando busque a esa persona, utilice su entorno o empresa para encontrarla. (aunque esto cambia en mi mente en función de si estoy en vida laboral o personal, por ejemplo, buscar a mi mujer cuando trabajo es igual a PM “Personal Mar”, si lo hago en mi horario personal es igual a M “Mar” ¡que friki eh!)
• separar el día a día del resto de información. Yo soy un convencido de que la información es poder (poder para hacer el bien sólo, como los yanquis, no me miréis mal), así que casi nunca borro nada, lo que si que hago es apartarlo de mi día a día, porque sino lo único que hago es aumentar el volumen de información que muevo, y es más costoso encontrar lo que buscas, así que es mejor crear sus propios lugares donde “no molesten”, algo así como histórico, varios o similares.

¿Qué uso?

Vamos a entrar ya en la parte de recursos, y para el siguiente artículo, dejo la profundización en cada herramienta.

1. En MO, tengo configuradas dos cuentas de correo. Una personal del correo de empresa, y otra cuenta GMail, que me sirve para mi gestión personal.
2. Tengo dos teléfonos NOKIA, el laboral ( y el personal (6300). He sido usuario de varias marcas: Motorola, Alcatel, SonyEricsson, Nokia, Sagem, y ya no quiero nada que no sea Nokia. Básicamente porque lo preparan todo como si fuéramos tontos, y eso siempre me ha gustado…¿porqué será?
3. Para unir (sincronizar) los puntos 1 y 2, uso el Nokia PC Suite, un software gratuito (que no libre), que viene con el teléfono, o puedes descargar de la web.

Artículos posteriores: Mi vida sincronizada con Microsoft Outlook 3

Mi vida sincronizada con Microsoft Outlook 1

Hace tiempo que vengo dándole vueltas a escribir sobre esto en mi blog, y realmente no lo he hecho antes, porque no me había sentado nunca con una cerveza y unas patatas fritas en mi escritorio, como estoy ahora mismo…

Vale, os explico. Llevo casi 10 años trabajando con Microsoft Outlook, y durante los primeros 9 años, no me parecía ni siquiera que estuviera manejando un software tan potente como el que pienso que manejo ahora, en pocas palabras, que creo que ahora le estoy sacando un buen rendimiento al programa, y a todas las cosas que he ido aprendiendo de él. Y como yo soy “asinen”, me parece que es una buena idea que gomite (del verbo gomitar) todo lo que creo saber, porque realmente quizás no sepa un carajo de Microsoft Outlook, pero a mí me parece que soy el megagurú… al menos de mi vecindario (donde hay casi dos ordenadores).

También quiero aclarar, que gran culpa del aprovechamiento que hago ahora del programa se lo debo a mi amigo Jordi, del blog Tambuzi, un clásico de mi blog. Si queréis realmente profundizar en el panorama que os voy a pintar, deberéis pasar por allí, y haceros el “Master Tambuzi de productividad personal“, con resultados garantizados desde la segunda semana…

¿Qué es Microsoft Outlook? (lo siento pero me empieza a picar todo de escribir tanto Microsoft, a partir de ahora me referiré a MO)

Lo que para muchos es un programa que tiene en la oficina que sirve para que todo el mundo pueda enviarle presentaciones guarras, enlaces a Youtube y jueguecitos en Excel, para mí es un programa de gestión personal a dos niveles ¡toma! Pedazo de frase que me he currado: “programa de gestión personal a dos niveles”, estudiaré la posibilidad de sacar un rendimiento marketinguero de esta frase.

Explicaré primero el porqué de “dos niveles”, que es más fácil, y luego me lío con el significado de “programa de gestión personal”.

Dos niveles

Básicamente me refiero con dos niveles a: vida personal y vida profesional. Esta era la parte fácil, no explico nada más, creo que queda bastante claro. NOTA: Todo y que muchas veces ambas vidas se cruzan, se chafan-envidian-enamoran-repelen entre ellas, o simplemente parecen inseparables, creo que os doy un buen consejo si os digo que tratéis de llevar una separación organizativa y organizada de ellas, en la medida que sea posible y necesario (separar ambas vidas no es uno de mis objetivos, pero sí que me da resultado hacerlo digitalmente ¿porqué? Para mí es un tema psicológico (ahora es cuando os asustáis), se trata de que nuestro cerebro se acostumbra a asociar una serie de estímulos y señales, a comportamientos, actuaciones, pensamientos y sobre todo, estados de ánimo (en mi caso, niveles de nervios que van desde el momento flan, hasta el momento “muerdetechos”). Así, como podréis ver en mi planteamiento, usando la misma plataforma para todo, me permite discernir entre mi tiempo de vida personal o el profesional, siempre que yo quiera hacerlo, claro está. Jajajaja, menos mal que esta era la explicación fácil.

Pues…lo voy a dejar aquí, que sino me quedan los artículos muy largos, y luego no me lee nadie.

Artículos posteriores: Mi vida sincronizada con Microsoft Outlook 2