Mi vida sincronizada con Microsoft Outlook 3

Artículos anteriores: Mi vida sincronizada con Microsoft Outlook 12.

Sigo con las entradas sobre cómo organizo mi MO para ser más efectivo (él y yo). Ahora os voy a explicar la parte que creo que tengo mejor gestionada, o a la que a mi entender me da mejores resultados, porque me ofrece la posibilidad de crear un orden que para mi es lógico y cómodo.

Para no dar muchas vueltas, voy directo al grano del sistema que me he creado para obtener el resultado deseado, que no es otro en el caso de mis contactos profesionales, de que me aparezca siempre primero el nombre de la organización. O sea, según mi criterio, cuando estoy trabajando, lo más sencillo para mí, es recordar el nombre de una empresa, o buscar mediante el nombre de esta, para llegar a lo que necesito. Acabé utilizando este método, porque cuando entras en la lista de contactos para enviar un e-mail, ordena mediante el nombre, y ese para mí no es un buen criterio por muchos motivos, uno de los más importantes es que entiendo que las empresas no están ligadas a las personas, o pueden cambiar, o no necesariamente tengo que recordar el nombre de la persona que trabaja en cierta empresa, que sé que podrá realizarme tal tarea…

Así, siempre consigo filtrar mis búsquedas tecleando las letras iniciales de la empresa que estoy buscando. Además, algunos otros programas, y algunos dispositivos, entre ellos los móviles Nokia que yo utilizo, ordenan también por este mismo campo, así que mi criterio de búsqueda también me sirve para el teléfono ¡genial!

¿Cómo he conseguido esto? Pues sencillo, en el menú “Nombre completo…” de un contacto, introduzco los datos de la siguiente manera:

– En el campo Nombre: primero el nombre de la empresa, y añado entonces el nombre del contacto, con el tratamiento adecuado, si es señor, pues señor, y sino…

– En campo Apellidos: pues los apellidos…

Como os comentaba, con esto consigo los listados de algunos menús, y el listado de contactos en mi móvil, ordenados por el nombre de la empresa. En un poco rebuscado, y desconozco si habrá otro método más sencillo, pero en su día comencé con esté, y ahí sigo…

Para acabar con el tema de los contactos, y explicaros el otro truco (es realmente una chapu, pero queda mejor decir truco) que tengo, os muestro una captura de un ejemplo sobre cómo introduzco los datos. El truco consiste en NO escribir el fax en el campo preparado para ello, y hacerlo en, por ejemplo, Télex ¿por qué hago esto? Pues únicamente para evitar que me aparezcan los nombres de los contactos duplicados en la lista de enviar correo electrónico ¡vaya friki, eh! Igual existe alguna opción para que no haga esto automáticamente, pero en su día no la encontré, así que tiré por el camino más recto…

Básicamente esto era lo que os quería mostrar, sólo comentaros que en mi cuenta personal, y por lo tanto asociada a mi móvil personal, sí que me resulta cómoda la organización de contactos por Nombre+Apellidos, así que en esa nueva lista de contactos, utilizo los campos normalmente, para así poder buscar por nombre. Aunque algunos sean: Cheluí, Frezú, Bigfoot o Doraemon…

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Publicado el 26 mayo 2008 en organización, software general y etiquetado en , , , , . Guarda el enlace permanente. Deja un comentario.

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