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¿Quién me ayuda con el mantenimiento?

La situación

Las plantillas de mantenimiento han ido reduciendo el número de efectivos hasta su mínima expresión, eso ha recortado sus capacidades como grupo y los conocimientos disponibles. Algunos motivos:

  • jubilaciones. Personas con 65 años o más, con gran experiencia, en muchos casos desaprovechada por las organizaciones.
  • prejubilaciones. Personas a partir de 50 años, con buena experiencia, en muchos casos, compaginada con una buena formación.
  • externalización. El objetivo de estas empresas externas, es la rentabilidad del cliente, y la suya, eso implica en algunos casos desequilibrios en las capacidades de las plantillas, y la orientación a cubrir el correctivo, como sea  (y en contra de lo que muchos piensan, la culpa no suele ser de la empresa externa).

Los perfiles más comunes que han quedado como internos en la industria son:

  • directores, coordinadores o responsables de mantenimiento. En general personas con la responsabilidad de gestión y organización, hecho que los suele alejar de la técnica, y del estado de sus instalaciones.
  • técnicos con tareas que requieren conocimiento histórico de la empresa. Són los que suelen ocupar puestos de encargados o jefes de equipo por el buen conocimiento que tienen de la planta, y técnicos dedicados al mantenimiento preventivo o predictivo en alguna de sus formas.

Recientemente, creo advertir que las empresas tienen la sensación de que con una externalización completa, pierden el control de su empresa, y en cierta manera es cierto, porque la redacción de los contratos de mantenimiento dejan mucho que desear en numerosos sectores industriales. Es interesante al respecto este artículo Contratos de operación y mantenimiento de plantas industriales.

Las personas de mantenimiento de una planta, suelen dedicarse casi en exclusiva al mantenimiento correctivo, a apagar fuegos, abandonando la mejora y optimización. Paradójicamente, en los últimos años, los avances en tecnología han sidonotables, y las empresas, por muchos motivos, han seguido aplicando la misma tecnología.

La solución

Las empresas ven a mantenimiento, como los número 1 en dilapidar beneficios; necesarios, pero molestos. Hace un tiempo escribí que los técnicos, debíamos hacer un esfuerzo en adaptar nuestro lenguaje y conocimientos hacia algo más cercano a la economía y sus términos, cada día estoy más convencido de ello.

Propongo retomar la figura del especialista, externa o internamente, para devolver a los departamentos de mantenimiento el buen hacer de otras épocas. Un especialista debe ser:

  1. un experto en una o varias áreas del mantenimiento (no muchas)
  2. una personadisponible en mi taller o al teléfono, camuflado en una etiqueta de asesor, tornero, comercial, controller, assistant, regional manager, o master del universo ¡es igual!
  3. capaz de responder a mi pregunta: ¿puedes ahorrarme dinero? ¡las empresas funcionan si ganan dinero!
  4. capaz de ofrecer soluciones técnicas con justificaciones económicas
  5. capaz de generar confianza, para delegar en él

Si tenemos una persona, que reúna todo esto, ya tenemos la justificación técnica, y en la económica, no confundamos ahorrar, con comprar barato…a estas alturas no debería explicarse esa diferencia a nadie… (me estoy partiendo por dentro). Existen muchos parámetros a valorar:

  • precio de compra
  • mejoras en los tiempos
  • costes de los recambios
  • costes de la mano de obra
  • legislación
  • tiempo medio entre reparaciones
  • costes energéticos
  • parámetros de seguridad e higiene laboral
  • pérdidas en producción
  • parámetros medioambientales
  • precio del bocadillo…

Aquí el especialista debe llegar a concretar, si una solución es viable económicamente o no, y si nos conducirá efectivamente a la reducción de costes. Existen muchas herramientas simples, para analizar esto, mirar este ejemplo.

Así que ya sabeis, a partir de ahora, buscar al especialista. Quizás lo tengáis dentro, quizás en internet, quizás en vuestro tarjetero, quizás no exista, o quizás lo dejaste ir…

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¿Qué es un normalizado? Parte 2

Artículos anteriores: ¿Qué es un normalizado? Parte 1

Bueno, sólo he tardado un poco más de 18 meses en hacer la segunda parte del artículo, tampoco es para ponerse así…

Hablamos en la primera parte de la importancia de los normalizados en nuestro día a día, y de cómo nos ayudaban a hacernos la vida un poco más sencilla, pero hay más cosas…

Uno de los mayores logros de que existan los elementos normalizados, y en general las normas ¡es que podemos pasar de ellas olímpicamente! Aunque como he dicho que voy a hablar sobre ellas, os enumeraré algunos beneficios:

  • Facilitan las reparaciones. Imaginar habéis estado 3 años sin entrar a la cocina de casa (muy típico si sobrevivís a base de pizza y comida china), y al oxidarse las bisagras han quedado inservibles. Pues bien, gracias a que estas, son un elemento normalizado, yo podré desmontar una y acercarme a una ferretería a comprar varias iguales. La secuencia sería, desmonto mi bisagra, en función de lo manitas que seas, puedes estar 10 minutos o 3 horas; me voy a la ferretería, y de camino me tomo una cerveza para recuperar fuerzas; cuando me toca el turno le enseño mi bisagra al ferretero simpático y éste sin mediar palabra se pierde por ese laberinto de pasillos y aparece con una caja de la que saca tus preciadas bisagras: “cuantas quieres”; pides 3, pagas y te vas.
  • Abaratan el precio de toda la cadena de valor de esa pieza. Cuando hablamos de abaratar existen dos caras, la del usuario: yo que compro mi bisagra; y la del señor que fabrica las bisagras. En primer lugar, el señor que fabrica las bisagras, se beneficia enormemente de que existan solamente varios tipos de bisagras, porque imaginar que tuviera que fabricar cada una de las bisagras a medida, en ese caso, sería un artesano y no llevaría un Mercedes-Benz como el fabricante del que hablamos, o sea, que no tendría casi negocio. Y desde el punto de vista del usuario, si podemos comprar la bisagra en cualquier tienda, que sea suministrada por cualquier fabricante, existe una buena competencia, con lo que los precios nunca serán desorbitados (recordar el valor de la escasez cuando hablamos del libro “El economista camuflado”.
  • En el punto anterior se ha dejado entrever otra ventaja. Si hablamos de elementos normalizados, es como si hablaramos de una lengua bastante universal. Por ejemplo, en el caso de las roscas de tornillos, existen bastantes tipos, y depende de la industria en que te muevas más, pero gracias a la ISO, que creó un estándar internacional llamado rosca métrica, estando en casi cualquier país del mundo, si pides un tornillo con rosca métrica, podrás obtener lo que buscas.

Seguramente hay más, pero ya me las diréis vosotros…

Como he escrito en el tercer punto, existen organizaciones que se encargan de “estandarizar” cosas. La más conocida, por ser internacional, es la llamada ISO (que por lo visto no es acrónimo, sino nombre que viene del griego iso = igual), International Organization for Standarization, en castellano Organización internacional para la estandarización, que si habéis visitado el enlace que os he puesto antes, que para eso los pongo, habréis leído, que se encarga de organizar la estandarización de la fabricación, comercio y comunicación entre todas las ramas industriales, excepto electrónica y eléctrica (esto no lo sabía yo, resulta que para estos separatistas está el CEI).

Esto quiere decir que lo mismo se encarga de que los palets para el transporte de mercancias sean de la misma medida, como de que se representen de igual manera las vigas y jácenas en un plano de cosntrucción, como que las medidas de ese papel donde se imprime el plano sean las mismas en Portugal o en Alaska.

Antes de que naciera ISO (en 1947), ya existian organizaciones del mismo tipo, sobre todo en paises industriales desarrollados, así que algunas de ellas son tanto o más conocidas que la ISO, y hoy en día siguen vigentes, y cada una de ellas, intentando defender los intereses propios ante otras organizaciones, en otras palabras, que se dedican a sus batallitas por hacer algo…

Os resumo las más importantes normas a nivel internacional:

DIN – Instituto alemán de estandarización. Os sonará por los famosos formatos de papel, DIN A4… (web)

JISComité japonés de estandarización industrial (web)

ANSI – Instituto Nacional Estadounidense de Estándares (web)

BS – Sociedad británica de estandarización (web)

UNE -Asociación Española de Normalización y Certificación (web)

Si queréis ver otros estándares, y organismos de otros países, visitar este enlace.

Mi vida sincronizada con Microsoft Outlook 3

Artículos anteriores: Mi vida sincronizada con Microsoft Outlook 12.

Sigo con las entradas sobre cómo organizo mi MO para ser más efectivo (él y yo). Ahora os voy a explicar la parte que creo que tengo mejor gestionada, o a la que a mi entender me da mejores resultados, porque me ofrece la posibilidad de crear un orden que para mi es lógico y cómodo.

Para no dar muchas vueltas, voy directo al grano del sistema que me he creado para obtener el resultado deseado, que no es otro en el caso de mis contactos profesionales, de que me aparezca siempre primero el nombre de la organización. O sea, según mi criterio, cuando estoy trabajando, lo más sencillo para mí, es recordar el nombre de una empresa, o buscar mediante el nombre de esta, para llegar a lo que necesito. Acabé utilizando este método, porque cuando entras en la lista de contactos para enviar un e-mail, ordena mediante el nombre, y ese para mí no es un buen criterio por muchos motivos, uno de los más importantes es que entiendo que las empresas no están ligadas a las personas, o pueden cambiar, o no necesariamente tengo que recordar el nombre de la persona que trabaja en cierta empresa, que sé que podrá realizarme tal tarea…

Así, siempre consigo filtrar mis búsquedas tecleando las letras iniciales de la empresa que estoy buscando. Además, algunos otros programas, y algunos dispositivos, entre ellos los móviles Nokia que yo utilizo, ordenan también por este mismo campo, así que mi criterio de búsqueda también me sirve para el teléfono ¡genial!

¿Cómo he conseguido esto? Pues sencillo, en el menú “Nombre completo…” de un contacto, introduzco los datos de la siguiente manera:

– En el campo Nombre: primero el nombre de la empresa, y añado entonces el nombre del contacto, con el tratamiento adecuado, si es señor, pues señor, y sino…

– En campo Apellidos: pues los apellidos…

Como os comentaba, con esto consigo los listados de algunos menús, y el listado de contactos en mi móvil, ordenados por el nombre de la empresa. En un poco rebuscado, y desconozco si habrá otro método más sencillo, pero en su día comencé con esté, y ahí sigo…

Para acabar con el tema de los contactos, y explicaros el otro truco (es realmente una chapu, pero queda mejor decir truco) que tengo, os muestro una captura de un ejemplo sobre cómo introduzco los datos. El truco consiste en NO escribir el fax en el campo preparado para ello, y hacerlo en, por ejemplo, Télex ¿por qué hago esto? Pues únicamente para evitar que me aparezcan los nombres de los contactos duplicados en la lista de enviar correo electrónico ¡vaya friki, eh! Igual existe alguna opción para que no haga esto automáticamente, pero en su día no la encontré, así que tiré por el camino más recto…

Básicamente esto era lo que os quería mostrar, sólo comentaros que en mi cuenta personal, y por lo tanto asociada a mi móvil personal, sí que me resulta cómoda la organización de contactos por Nombre+Apellidos, así que en esa nueva lista de contactos, utilizo los campos normalmente, para así poder buscar por nombre. Aunque algunos sean: Cheluí, Frezú, Bigfoot o Doraemon…

Mi vida sincronizada con Microsoft Outlook 2

Artículos anteriores: Mi vida sincronizada con Microsoft Outlook 1.

Bueno, me dejé de explicar la parte con “chicha” en el otro artículo, así que ahí voy.

El segundo punto al que hacía referencia es el “programa de gestión personal”, y básicamente MO es un programa pensado para gestionar la vida de las personas, sus contactos, su agenda, su horario, sus tareas, las tareas que otros nos mandan, las tareas que mandamos…

Antes de continuar, os explico como tengo montado el tinglado. Tengo por un lado el PC de la empresa (en este caso portátil), y luego tengo dos teléfonos móviles, el de la empresa, y el particular. Debo reconocer que al principio de tener teléfono de la empresa, pensaba en que sería cómodo que llegara el día en que sólo tuviera este, y eliminar el personal, pero cada día estoy más convencido de que no debe ser así, y debo mantener el mío personal, para los momentos que yo elija apagar el de la empresa. Por supuesto, hay personas que no pueden apagar este móvil, o tienen acuerdos, o lo que sea, ahí ya no podemos hacer nada, pero considero, que si se trata de una empresa donde la conciliación de la vida laboral y personal importe lo más mínimo, entenderán sobradamente que se debe poder desconectar esta “disponibilidad total” a elección del trabajador (tema peliagudo este).

También creo que es interesante que os enumere rápidamente, cuales son mis criterios a la hora de establecer mi organización, ordenados de mayor importancia a menor:

  • rapidez en la búsqueda de información. Debido a mi nivel de desesperación (soy bastante nervioso e impaciente), un sistema que no me permita acceder muy rápidamente a lo que busco, no es un buen sistema.
  • lógica básica en el sistema de organización. Me refiero a no complicar demasiado las cosas, si utilizo una lógica básica, aunque deje de utilizar un tiempo algún sistema, al retomarlo, será de forma natural el recordar su funcionamiento. Por ejemplo, si una determinada persona, la relaciono con un entorno o con una empresa, construiré un filtro de tal manera que cuando busque a esa persona, utilice su entorno o empresa para encontrarla. (aunque esto cambia en mi mente en función de si estoy en vida laboral o personal, por ejemplo, buscar a mi mujer cuando trabajo es igual a PM “Personal Mar”, si lo hago en mi horario personal es igual a M “Mar” ¡qué friki eh!)
  • separar el día a día del resto de información. Yo soy un convencido de que la información es poder (poder para hacer el bien sólo, como los yanquis, no me miréis mal), así que casi nunca borro nada, lo que si que hago es apartarlo de mi día a día, porque sino lo único que hago es aumentar el volumen de información que muevo, y es más costoso encontrar lo que buscas, así que es mejor crear sus propios lugares donde “no molesten”, algo así como histórico, varios o similares.

¿Qué uso?

Vamos a entrar ya en la parte de recursos, y para el siguiente artículo, dejo la profundización en cada herramienta.

  1. En MO, tengo configuradas dos cuentas de correo. Una personal del correo de empresa, y otra cuenta GMail, que me sirve para mi gestión personal.
  2. Tengo dos teléfonos NOKIA, el laboral y el personal. He sido usuario de varias marcas: Motorola, Alcatel, SonyEricsson, Nokia, Sagem, y ya no quiero nada que no sea Nokia. Básicamente porque lo preparan todo como si fuéramos tontos, y eso siempre me ha gustado…¿por qué será?
  3. Para unir (sincronizar) los puntos 1 y 2, uso el Nokia PC Suite, un software gratuito (que no libre), que viene con el teléfono, o puedes descargar de la web.

Artículos posteriores: Mi vida sincronizada con Microsoft Outlook 3

Mi vida sincronizada con Microsoft Outlook 1

Hace tiempo que vengo dándole vueltas a escribir sobre esto en mi blog, y realmente no lo he hecho antes, porque no me había sentado nunca con una cerveza y unas patatas fritas en mi escritorio, como estoy ahora mismo…

Vale, os explico. Llevo casi 10 años trabajando con Microsoft Outlook, y durante los primeros 9 años, no me parecía ni siquiera que estuviera manejando un software tan potente como el que pienso que manejo ahora, en pocas palabras, que creo que ahora le estoy sacando un buen rendimiento al programa, y a todas las cosas que he ido aprendiendo de él. Y como yo soy “asinen”, me parece que es una buena idea que gomite (del verbo gomitar) todo lo que creo saber, porque realmente quizás no sepa un carajo de Microsoft Outlook, pero a mí me parece que soy el megagurú… al menos de mi vecindario (donde hay casi dos ordenadores).

También quiero aclarar, que gran culpa del aprovechamiento que hago ahora del programa se lo debo a mi amigo Jordi, del blog Tambuzi, un clásico de mi blog. Si queréis realmente profundizar en el panorama que os voy a pintar, deberéis pasar por allí, y haceros el “Master Tambuzi de productividad personal“, con resultados garantizados desde la segunda semana…

¿Qué es Microsoft Outlook? (lo siento pero me empieza a picar todo de escribir tanto Microsoft, a partir de ahora me referiré a MO)

Lo que para muchos es un programa que tiene en la oficina que sirve para que todo el mundo pueda enviarle presentaciones guarras, enlaces a Youtube y jueguecitos en Excel, para mí es un programa de gestión personal a dos niveles ¡toma! Pedazo de frase que me he currado: “programa de gestión personal a dos niveles”, estudiaré la posibilidad de sacar un rendimiento marketinguero de esta frase.

Explicaré primero el porqué de “dos niveles”, que es más fácil, y luego me lío con el significado de “programa de gestión personal”.

Dos niveles

Básicamente me refiero con dos niveles a: vida personal y vida profesional. Esta era la parte fácil, no explico nada más, creo que queda bastante claro. NOTA: Todo y que muchas veces ambas vidas se cruzan, se chafan-envidian-enamoran-repelen entre ellas, o simplemente parecen inseparables, creo que os doy un buen consejo si os digo que tratéis de llevar una separación organizativa y organizada de ellas, en la medida que sea posible y necesario (separar ambas vidas no es uno de mis objetivos, pero sí que me da resultado hacerlo digitalmente ¿por qué? Para mí es un tema psicológico (ahora es cuando os asustáis), se trata de que nuestro cerebro se acostumbra a asociar una serie de estímulos y señales, a comportamientos, actuaciones, pensamientos y sobre todo, estados de ánimo (en mi caso, niveles de nervios que van desde el momento flan, hasta el momento “muerdetechos”). Así, como podréis ver en mi planteamiento, usando la misma plataforma para todo, me permite discernir entre mi tiempo de vida personal o el profesional, siempre que yo quiera hacerlo, claro está. Jajajaja, menos mal que esta era la explicación fácil.

Pues…lo voy a dejar aquí, que sino me quedan los artículos muy largos, y luego no me lee nadie.

Artículos posteriores: Mi vida sincronizada con Microsoft Outlook 23

¿ISO o no ISO?

Por supuesto no voy a dar respuesta a esta pregunta, pero algún título sugerente tenía que ponerle al artículo.

El asunto es que leyendo en un foro la pregunta lanzado por Santiago, un crack del mantenimiento, sobre: Cosas en las que creo y en las que no creo (relacionadas con mantenimiento), él mismo respondía que no creía en las certificaciones de calidad tipo ISO, y que no conocía ninguna empresa que se hubiera beneficiado de ello, haciendo alusión directa al aumento de la burocracia en los departamentos de mantenimiento. Como respuesta a esta cita, Raul, un técnico de mantenimiento le daba toda la razón al respecto. Y como yo no puedo estarme callado, he aquí mi respuesta, que por larga y por reflejar mi opinión al respecto, he pensado en publicar en el blog:

Todo lo que os voy a explicar, está basado en vivencias personales, ya que he tenido la suerte de trabajar en varias grandes empresas, una de ellas tenía todas las ISO y certificaciones de calidad del mundo mundial, y la otra no tenía nada…de nada.

CertificadoPara que quede claro desde el principio, tras lo vivido, si tuviera que quedarme con una de las dos opciones, me quedo con la organización que implica trabajar bajo un sistema ISO, aunque con matices que trataré de explicar. Por supuesto, no debemos olvidar que nuestro punto de vista, viene filtrado por un prisma técnico, con lo que muchas personas que puedan leer esto, creerán que doy, o no doy, importancia a términos y temas importantes dentro de la ISO.

Un sistema de certificación de calidad, impulsa la creación de procedimientos para la documentación, entre otros; esto ayuda a establecer todas una serie de caminos para la creación, gestión y almacenamiento de toda la documentación de los departamentos, y al fin y al cabo, de su conocimiento (el know-how de la empresa), así que ahí tocamos un tema peliagudo y altamente importante en las empresas.

Si una empresa es capaz de generar la documentación de forma ordenada, y es capaz de capturar todo su conocimiento en ella, y la evolución de él, ha dado sin duda un gran paso hacia la excelencia (gran “palabro” muy usada en calidad, pero cierto). Pero además ha minimizado el impacto de la marcha de trabajadores y con ello, la pérdida de conocimiento.

Hasta aquí algunas cosas buenas, pero también hay malas. El gran problema que le veo a las ISO, es la rigidez que añaden cuando se implantan sus procedimientos, y que son los que al final provocan que gran parte de las organizaciones acaben renegando de ellas, puesto que a veces complican hasta límites insospechados trámites que deberían ser sencillos, o hacen que personas no acostumbradas a manejar documentación se pierden en la maraña de trazabilidades, números de documento, seguimientos y validaciones (en las que tan a gusto me muevo yo, jejeje). Por otro lado, no debemos confundir esto, con un aumento puntual de la burocracia, puesto que a veces, si no se tiene una visión global, se puede tener la impresión de que estamos perdiendo el tiempo, pero al final estamos facilitando a veces una mejor gestión de la empresa, por ejemplo, cuando un técnico de mantenimiento, debe anotar, incluso a veces descontar directamente, el material usado en una reparación, del sistema de gestión de datos, está facilitando una gestión del stock, y por tanto facilitando una gestión de las compras, y por tanto facilitando una gestión de las finanzas, etc…así que ojo, no caigamos por sistema en la crítica de lo que a veces desconocemos.

Por otro lado, tenemos la empresa que confía que su gestión no necesita una ISO, o cualquier otro tipo de certificación o gestión documental. Y por lo que he vivido, es un problema de escalabilidad en la solución. Cuando una empresa intenta crecer (o sea, todas), sus sistemas debes crecer con ellas. Por ejemplo un sistema de fichas en papel, en un archivador en la mesa del jefe, es suficiente cuando se tienen 40 clientes (y ya me parecen muchos), pero cuando se tienen 200, se debe recurrir a soluciones más eficientes, que nos permitan básicamente relacionar esta información con otra mucha que se está generando en otros departamentos/ámbitos de la empresa. Así, la solución que se venía aplicando, pierde su poder, y por tanto, deja de ser eficiente y a largo plazo, a generar problemas. De esta manera es fácil perder datos, encontrar lagunas documentales (y a veces mentales), problemas de exceso de poder por parte de algunas personas de la organización (que guardan todo en su cabeza), etc.

Creo que esto, hoy en día, existiendo tantos métodos y medios como existen, debe ser erradicado, el futuro de una empresa no puede estar supeditado a las limitaciones de las personas que la componen, por eso se deben crear e implantar soluciones, y entiendo que, en determinados tamaños de empresa, una ISO es la solución a algunos de estos problemas, aunque por otro lado aporten otros. Otra solución sería implantar una ISO de mentirijillas, aprovechando únicamente lo que nos parece acorde a nuestras necesidades, aunque si alguien consigue hacer esto, que nos escriba, comenzaremos a responder con todo tipo de elogios…jejeje.

Finalmente me reitero, si me dan a elegir, prefiero una organización con algún tipo de certificación, que sin ella, entendiendo que estoy hablando de una organización con un cierto tamaño, que son las que suelen plantearse la necesidad de implantarlos.

Eso sí, parafraseando a mi amigo Santiago: no creo en los sistemas ISO, pero solo si son:

  • implantados por necesidades personales. O sea, que a un lumbreras se le ha ocurrido que estaría bien implantar una ISO, como respuesta a su vanidad directiva, y para regocijo personal en reuniones de empresarios (¿a alguno le parece descabellado esto que escribo?)
  • implantados por necesidades publicitarias. O sea, como se ve tan vacía la presentación en Powerpoint de la empresa, vamos a “sacarnos” la ISO que quedarán bien los logos…
  • implantados por necesidades estratégicas encaminadas a la “obtención de mayor negocio”. Y lo pongo entre comillas, porque a veces es realque es necesario cierta certificación para trabajar como proveedor de cierto cliente. Pero esto no debería ser la solución sistemática a la intención de crecimiento de una empresa.

En resumen, aunque se me ve el plumero habitualmente… ¡¡¡muerte al desorden y la desorganización!!!